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エクセルの給与計算の表を使い回したい、というご要望にお応えして。

あ~~っ!!せっかくの計算式が消えた!という悲鳴をあげた人は多いと思います。これも消した直後なら、編集/元に戻す、で復活できるのですが、あれこれいじったあげくに消えていることに気が付いたのでは、もうどうしようもありません。考え直しになりますね。

縦横の表、特に給与計算の表では時間計算やら所得税の計算やら、小計、中計、仮計、飛び飛びの計、など結構複雑になっていることも多いと思います。計算式の入ったセルをすぐ分かるようにするために、色を付けてしまいましょう。一つ一つやっていたのでは大変ですし、つけ忘れもでますので、一括して出来る方法を紹介します。

色を付けたいワークシートで、編集/ジャンプ/セル選択、と選び、ダイアログボックス内の「数式」を選んでOKを押します。するとそのシート上で数式になっているセルを全て選択した状態になりますから、続いて、書式/セル/パターン、を選んで、好きな色を選んでOKを押します。例えばここで真っ赤を選べば、いかにもさわってはいけない雰囲気になります。真っ赤は目がチカチカするのでお勧めできませんが・・。

セル選択の初期状態では数式の結果が「文字」や「エラー」になっているセルも選んだ状態になりますので、数式の結果が数値になっているセルだけを選びたければ、文字、論理値、エラー値のチェックをはずして、数値だけにチェックを入れます。

一番良いのはワークシートを保護して、手入力する部分だけを非保護にすることなのですが、意外と使い勝手が悪く、自由度をもたせたまま入力ミスを防ぐには、今回のようにセルを色づけするほうがいいのではないかと思っています。

給与計算にエクセルの表を使っている方は、是非一度試してみて下さい。
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by asuka_cpta | 2005-07-17 14:23
パートタイマーの時間計算を簡単にしたい! というお客さんからのご要望にお応えして。

エクセルでは時間計算が比較的簡単に出来ます。例えば10時から16時30分までの勤務時間を計算したければ、A1に「10:0」B1に「16:30」と入力して、C1には「=B1-A1」と入力すれば、C1の表示は「6:30」となります。

ところが、一ヶ月分の勤務時間を合計したくてC列の合計をとると、例えば実際は130時間30分なのに表示されるのは「10:30」です。

これは、通常の時間表示では24時間(あるいは48、72時間など)を超える部分しか表示しないためで、セルの書式設定を [h]:mm としてやれば解決できます。この書式設定はユーザー定義で行います。

さて次にこの勤務時間合計に時間単価をかけようとすると、なにやらまったくへんてこりんな数字になります。これはエクセルの日時の扱いが分からないと理解不能です。

エクセルの時間表示は1日を1として、時間は小数で表します。つまり3時間だと、0.125、36時間だと1.5となります。130時間30分は、5日と10時間30分ですから、エクセルの数値としては 5.4375 になります。値としては 5.4375 なのですから、時間単価をかけたいのであればこの小数を24倍してやらないといけません。5.4375×24 = 130.5 ですから、これで始めて時間単価をかけて正しく計算できます。

時間の扱いは「比較的」簡単ですが、使い出すと結構つまずいてしまいますね。

ちなみに 130:30 とセルに入力して、セルの書式を日時にすると、1900年1月5日10時30分になります。エクセルの日にちは1900年1月1日を1として毎日連番をとっていきますので、こういう表示になります。値としてはあくまで 5.4375 です。2005年6月30日と入力してセルの書式を標準にすると38533になりますから、2005年6月30日は1900年1月1日から数えて38533日目に当たることが分かります。

まあそんなことが分かってもまるで仕様がないことですが・・・。
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